Selbstständiges Onboarding neuer Kunden bei simple system
Dank Orchestra können neue Kunden ihr Onboarding für die NextGen Plattform als Self Service abwickeln.
Was bietet simple system mit ihrer Plattform NextGen?
Die Plattform NextGen von simple system dient im Kontext der indirekten Einkaufsprozesse als zentrale Datenscheibe zwischen Kunden und Lieferanten. Über die Plattform kann die Beschaffung aller C-Teile abgewickelt werden. Hierfür werden an die Plattform neben klassischen ERP-Systemen auch weitere komplementäre und ergänzende Produkte wie Warenausgabeautomaten oder automatisierte Kanban-Regale zentralisiert angebunden.
Die Herausforderungen bei simple system
In der vorherigen Version der Plattform wurde die Anbindung neuer Kunden – im Zusammenspiel mit Orchestra – als individuelle Schnittstelle umgesetzt. Dieses Vorgehen ging mit einem hohen Zeit–und Geldinvestment einher, da jede API eigens entwickelt werden musste. Es gab keine standardisierten oder automatisierten Prozesse, wodurch es unmöglich war, zu skalieren. Stattdessen floss ein unverhältnismäßig hoher Aufwand in die technische Umsetzung der Plattform.
Standardisierte und automatisierte Prozesse mit Orchestra schaffen
Um den unverhältnismäßig hohen Aufwand, der bei der alten Plattform in die Schnittstellenanbindung geflossen ist, zu reduzieren, wurde die Plattform von simple system neu gebaut.
Nachdem die neue Version der Plattform – die heute unter NextGen bekannt ist – erfolgreich umgesetzt wurde, wurde auch die Integration zu Orchestra auf vollständig neue Beine gestellt. Ziel war, standardisierte und automatisierte Prozesse bei der Anbindung neuer Kunden zu ermöglichen.
Orchestra übernimmt die Übersetzung, das Mapping und die Orchestrierung der Daten. Das Onboarding neuer Kunden kann nun vollkommen selbstständig erfolgen. Durch den durch Orchestra ermöglichten automatisierten Anbindungsprozess kann simple system deutlich leichter skalieren und sich auf ihren eigentlichen Geschäftskern konzentrieren: Die Beratungskompetenz rund um Einkaufsprozesse.
Anforderungen an das Projekt
Automatisierte Prozesse für Schnittstellenanbindung
Individuelle Schnittstellen oder neuere Technologien wie APIs bedeuteten in der Vergangenheit ein hohes Investment, teilweise sogar eine Einstiegshürde im Vertrieb, um die Plattform inklusive aller zur Verfügung stehenden Features zu nutzen. Jede Schnittstelle bedurfte hierbei eines einzelnen Projektes mit manuellem Aufwand.
Deshalb stand an oberster Stelle, automatisierte Prozesse für die Schnittstellenanbindung zu ermöglichen und standardisierte Kommunikationswege zwischen der NextGen Plattform und Orchestra zu implementieren. So sollen die Kunden zukünftig ihr Onboarding vollständig im Self-Service durchführen können und kein manueller Aufwand mehr für die Integration nötig sein.
Konfiguration generischer Schnittstellen
simple system zentralisiert als Datendrehscheibe die Datenorchestrierung verschiedener Systeme auf Kunden- und Lieferantenseite sowie weiteren externen Systemen wie Warenausgabeautomaten. Alle Szenarien beinhalten hierbei die Übermittlung von Datensätzen und erfordern eine zuverlässige und vor allem standardisierte Integration/Anbindung. Um der Anbindung selbst Komplexität zu nehmen, sollten generische Schnittstellen entwickelt werden, die automatisiert konfiguriert werden können.
Die gewünschte Standardisierung umfasst Standardformate und –Interfaces, sowie notwendige Transportwege für den Datenaustausch. Dafür benötigt werden Mappings zwischen unterschiedlichen standardisierten Order-Formaten mit dem strategischen Ziel, generisch und skalierbar aufgestellt zu sein.
Die Umsetzung
Wie im modernen Softwarentwicklungsprozess üblich, arbeitet simple system in agiler Arbeitsweise. Durch die lange und partnerschaftliche Beziehung zwischen simple system und soffico war es auch in diesem Projekt eine einfache Zusammenarbeit mit einem gemeinsamen Ziel.
Hierbei hat simple system die Entwicklungsleistungen für die Umsetzung neuer Architektur und standardisierten Schnittstellen durch soffico umsetzten lassen. Während der gesamten Neuentwicklung der Plattform auf Seiten simple system war eine enge Verknüpfung der Projektteilnehmer ein entscheidender Erfolgsfaktor.
Nach einem Migrationszeitraum von mehreren Monaten, der ebenfalls aktiv unterstützt wurde, sind nun alle Kunden- und Lieferantenbeziehungen auf die neue Plattform NextGen umgezogen.
Auch im täglichen Monitoring wird Orchestra genutzt. Es sorgt für den reibungslosen Ablauf und die Transparenz über etwaige Probleme. simple system wird dann informiert oder löst auftauchende Probleme selbstständig.
Die entstandenen Vorteile
Durch die Nutzung von Orchestra für die Übersetzung, das Mapping und die Orchestrierung der Daten im Kontext ihrer Plattform NextGen entstanden für simple system zahlreiche Vorteile:
Standardisierte APIs und eine Automatisierung von Prozessen
Zeitsparende Integration im Self-Service
Nachverfolgbarkeit von Transaktionen(Bestellungen und Bestellrückmeldungen)
Reduzierung von Komplexität und eine bessere Skalierbarkeit
Schonung interner IT Ressourcen
Unsere Plattform bietet alle Funktionen um klein- und mittelständischen Unternehmen – aber auch großen Konzernen – erheblich Zeit und Prozesskosten zu ersparen. Dank Orchestra fällt nun auch bei der Integration unserer Plattform sowohl auf Einkäufer- als auch auf Lieferantenseite ein massiver Kostenblock weg. Dies verkürzt nicht nur die Time to Market für unsere Partner, sondern hilft uns bei der effizienten Skalierung. Wir können uns dabei auf unser Kerngeschäft konzentrieren während die Integration standardisiert funktioniert. Die Entscheidung für Orchestra beruht auf unserer bisherigen vertrauensvollen Zusammenarbeit und dem Wissen, dass wir ein erprobtes und robustes Produkt inklusive guter Betreuung einsetzen.
Rica Holzmann
